0

Сроки хранения документов


Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Рано или поздно каждый сталкивается с вопросом, сколько хранить, ту или иную документацию, в статье "Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)" приведен реестр, в которой прописан перечень сроков хранения документов:

  • Бухгалтерский учет и отчетность
  • Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
  • Документы учетной политики
  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
  • Первичные учетные документы
    • Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
    • Путевые листы
    • Документы по расчетам с персоналом по оплате труда
    • Инвентаризационные описи
    • Документы по основным средствам
    • Договоры и контракты
    • Налоговый учет и отчетность
      • Общие вопросы
      • Налоговые декларации
      • Налог на добавленную стоимость
      • Налог на доходы физических лиц
      • Налог на прибыль организаций
      • Упрощенная система налогообложения
      • Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
      • Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
      • Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
      • Акцизы
      • Налог на добычу полезных ископаемых
      • Региональный инвестиционный проект
      • Кадровые документы
        • Общие вопросы
        • Документы по учету кадров
        • Документы по учету рабочего времени
        • Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
        • Должностные инструкции
        • Документы по охране труда
        • Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
          • Азартные игры
          • Аудиторская деятельность
          • Банковское дело
          • Банкротство
          • Валютный контроль
          • Внешнеэкономическая деятельность
          • Гостиничный бизнес
          • Деятельность на рынке ценных бумаг
          • ЖКХ
          • Инвестиционная деятельность
          • Интернет
          • Клиринговая деятельность
          • Космическая деятельность
          • Лотереи
          • Медиация
          • Медицина и фармацевтика
            • 1. Медицинская документация
            • 2. Фармацевтическая деятельность
            • 3. Биомедицинские клеточные продукты
            • Оборот наркотических средств
            • Оборот оружия
            • Образование, наука, культура
            • Общественное питание
            • Оказание платежных услуг. Расчеты
            • Охрана окружающей среды
              • 1. Общие вопросы
              • 2. Использование и охрана недр
              • 3.

                Сроки хранения документов по номенклатуре дел

                Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов

              • 4. Охрана атмосферного воздуха
              • 5. Рыболовство
                • 5.1. Общие вопросы
                • 5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
                • 5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
                • 5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
                • 5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
                • 5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
                • 5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
                • 5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн
                • 6. Животноводство
                • Оценочная деятельность
                • Промышленная деятельность
                  • 1. Общие вопросы
                  • 2. Нефтяная и газовая промышленность
                  • 3. Угольная промышленность
                  • 4. Машиностроение и металлообработка
                  • 5. Пищевая промышленность
                  • 6. Иные отрасли промышленности
                  • 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье
                  • Промышленная и радиационная безопасность
                    • 1. Промышленная безопасность
                    • 2. Радиационная безопасность
                    • Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем
                    • Реклама
                    • Связь
                    • Сельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйство
                    • СМИ
                    • Страхование
                    • Строительство
                    • Таможенное дело
                    • Техническое регулирование
                    • Торговля
                    • Транспорт
                      • 1. Общие вопросы
                      • 2. Железнодорожный транспорт
                      • 3. Водный транспорт
                      • 4. Воздушный транспорт
                      • 5. Автомобильный и городской транспорт
                      • 6. Трубопроводный транспорт
                      • Туризм
                      • Частная детективная и охранная деятельность
                      • Электронный документооборот. Электронная подпись. Идентификация граждан
                      • Энергетика
                      • Информация

                        О сроках хранения документов

                        Почему это важно?

                        Дело в том, что любая проверка автошколы со стороны любого ведомства, прежде всего опирается на предъявленную в ходе проверки документацию. В Предписании на проведение проверки всегда обозначен перечень документов, который должен быть предъявлен, при этом как правило, присутствует фраза «..и другие, необходимые для достижения результатов проверки, документы». Это мы все с Вами знаем. Однако, многие не знают другого.

                        В соответствии с Кодексом об Административных правонарушениях (КоАП), наказание не может быть наложено, если с момента обнаружения совершенного административного правонарушения прошло больше 3-х месяцев. Это не касается т.н. «длящихся правонарушений», но они, как правило, составляют значительное меньшинство. Подробно порядок наложения наказания описан в книге «Директору автошколы. Доступно и просто о законах». Из сказанного, прямо вытекает, что если в распоряжении проверяющих будут документы, характеризующие деятельность автошколы только за последние три месяца, то и круг возможных претензий с их стороны к деятельности автошколы значительно снизится.

                        С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора – два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП. Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

                        Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Во исполнение этого положения закона, Правительством РФ установлено, что эта функция возлагается на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 

                        Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194. В связи с этим отменен ранее действовавший "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

                        В новом приказе Минкульта перечислены более 1000 позиций различного рода типовых управленческих документов, сам Перечень размещен в виде таблицы более чем на 250-ти страницах, поэтому приводить его здесь нет никакой возможности и необходимости. Скажем только, что Перечень носит общий характер, не конкретизирован под отдельные виды деятельности и поэтому может служить только ориентиром для написания для каждой отдельно взятой организацией своих локальных нормативных актов, регулирующих внутренний документооборот. При этом, конечно, такие локальные акты не должны противоречить Приказу Минкульта, в котором установлены общие принципы утверждения сроков хранения внутренних документов.

                        Для того, чтобы понять эти принципы, следует все-таки дать себе труд познакомиться с полным текстом приказа. В этой статье мы разберем подходы только к учебной, кадровой и бухгалтерской документации.

                        Начнем с конца. 

                        Бухгалтерская документация. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены в соответствии с требованием статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Под бухгалтерской документацией при этом понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации. Одновременно с этим Налоговый кодекс предписывает обеспечивать сохранность данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

                        Кадровая документация. В соответствии со статьей 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу организации подлежат хранению в общем случае не менее 75-ти лет. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом.

                        Учебная документация. Здесь все гораздо запутаннее. Дело в том, что понятие «учебная документация» не формализовано ни в одном нормативном документе. Более того, поскольку организация образовательного процесса, в соответствии с законом «Об образовании в РФ» относится к исключительной компетенции самой образовательной организации, то и структура и перечень конкретной учебной документации разрабатывается и утверждается самой образовательной организацией. Соответственно, ею же и утверждаются сроки хранения используемой учебной документации. Правда, выше мы говорили, что в этом отношении локальные акты организации не могут противоречить Приказу Минкульта. Что же предполагает утвержденный Приказом Минкульта Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения"?

                        Большая часть Перечня посвящена организационно-распорядительной, кадровой и материально-финансовой сторонам деятельности организации. Среди этого списка есть позиции, соблюдение которых является обязательным для всех действующих хозяйствующих субъектов.

                        Конечно в первую очередь это учредительные, уставные, регистрационные, разрешительные документы. С ними в общем-то все ясно. Обратим внимание на позиции не слишком очевидные.

                        Так Перечень предписывает хранить Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности – постоянно. Таким образом, можно допустить, что в образовательной организации Приказы о формировании групп или об утверждении индивидуального графика обучения слушателя, о допуске к итоговой аттестации, о присвоении профессии и квалификации, о выдаче Свидетельства должны храниться в автошколе постоянно. Впрочем, поскольку конкретных наименований документов Перечень не предлагает, ничто не мешает сформировать этот перечень документов слегка по другому, о чем несколько ниже.

                        Перечень однозначно предписывает иметь и постоянно хранить в организации штатное расписание и штатные расстановки. Причем, если штатные расписания хранятся только текущие, то штатные расстановки хранятся 75 лет после каждого изменения в них. Также 75 лет хранятся Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

                        5 лет, после прекращения действия лицензии должны хранится копии актов, заключений, предписаний по результатам проверок по лицензированию и вся переписка с лицензионным органом по вопросам лицензирования. Столько же хранятся журналы, книги учета (регистрации) проверок, журналов, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний.

                        3 года хранятся отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности.

                        Прейскуранты, ценнники, тарифы на продукцию и услуги хранятся только текущие.

                        Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг – 5 лет с момента их завершения.

                        Новацией является требование хранить в течении 5-ти лет документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте.

                        Важным с точки зрения проведения проверок является требование хранить в течении 5-ти лет табели (графики), журналы учета рабочего времени. Впрочем, большим вопросом является законность интереса к этим документам проверяющих, не представляющих государственную инспекцию по труду.  Из Перечня узнаем, что графики предоставления отпусков хранятся 1 год, а карточки учета отпусков – 3 года.

                        Отдельный раздел посвящен хранению документов по охране труда и технике безопасности. В силу его объемности имеет прямой смысл с ним познакомиться непосредственно. Там же обращает на себя внимание требование хранить в течение 5-ти лет переписку о проведении медицинских осмотров работников.

                        Различные документы по аттестации сотрудников хранятся от 1 года до 15 лет. Документы о повышении квалификации и переподготовке сотрудников должны храниться до 5-ти лет.

                        Как уже отмечалось, общих требований к срокам хранения учебной документации Перечень не устанавливает. Однако частный случай профессиональной образовательной деятельности – повышение квалификации, в нем приведен. Прямого отношения к другой образовательной деятельности, например к профессиональному обучению, эти требования не имеют, однако следует иметь в виду, что если разрешение спорной ситуации переносится в суд, то суд вполне может руководствоваться правилом т.н. «аналогии закона» и применить сказанное, в том числе и к деятельности автошкол.

                        Прежде чем рассуждать, как следует действовать, посмотрим что предписывает Перечень по отношению к организациям, осуществляющим повышение квалификации. 

                        Постоянному хранению подлежат:

                        — Примерные образовательные программы;

                        — Учебные планы, программы, задания;

                        10 лет должны храниться стенограммы лекций преподавателей;

                        5-ти летнему сроку хранения подлежат:

                        — Договоры о повышении квалификации работников;

                        — Ведомости учета часов работы преподавателей;

                        — Списки лиц, окончивших учебные заведения;

                        — Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений.

                        3 года хранятся:

                        — Графики работы учебных заведений;

                        — Книги учета контрольных работ.

                        1 год и не больше могут храниться:

                        — Курсовые и контрольные работы слушателей;

                        — Журналы учета занятий;

                        — Книги, журналы учета посещения занятий;

                        — Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов.

                        Если организация принимает решение об использовании в учебном процессе путевых листов (напомним, что это требование для автошкол не является обязательным. См. Справочник «Директору автошколы. Доступно и просто о законах»), то оформленные путевые листы должны храниться не менее 5-ти лет и регистрироваться в журнале учета путевых листов по форме № 8 (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), который также хранится не менее 5-ти лет с момента выдачи последнего путевого листа.

                        Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию согласно Перечню Минкульта рекомендуется хранить в течение 1-го года.

                        Попробуем сделать некоторые выводы.

                        Первое и основное. Если Вы полны решимости стоять исключительно на правовых позициях, отстаивая их в том числе и в возможных судах, то можете смело утверждать, что сроки хранения учебной документации в системе профессионального обучения не установлены ни одним нормативным актом. Если Вы хотите выбить из рук проверяющих всякие аргументы в пользу их взгляда на хранение документов, возьмите на вооружение приведенный выше Приказ Минкульта и, ссылаясь на него, разработайте свой внутренний нормативный локальный акт о порядке ведения, сроках хранения и порядке утилизации учебно-распорядительной документации. При этом Вам ничто не мешает подойти к делу творчески, в чем-то повторить Приказ Минкульта, а в чем-то, отступив от него, сделать все так, как Вам это будет удобно. Исходите из принципа разумности. Конечно, нельзя избавляться от документов, имеющих отношение к  еще не выпущенным Вами слушателям, хоть бы они и учатся у вас уже целый год. С другой стороны, не упускайте из виду сказанное выше. Наказать Вас можно только за нарушение, которое допущено Вами за последние три месяца.

                        Номенклатура дел от А до Я

                        Поэтому, не слишком раздражая проверяющих, вполне можно предоставлять им возможность изучать документы полугодичной (максимум годичной) давности.

                        И еще. Налицо достаточно типичная для нашего законодательства ситуация. Хотя Приказ Минкульта требует хранить, например, договоры целых 5 лет после их окончания, никаких санкций за нарушение этого требования ни предусмотрено. То же относится и пункту «Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности». Во-первых, никто не пояснил, что это такое и может быть не в Ваших интересах раскрывать какую-то информацию. Словом, с одной стороны, Приказ Микульта дает вполне определенные ориентиры в вопросах хранения внутренних документов, предоставляя при этом возможность проявить определенную гибкость, чем не грех грамотно воспользоваться.

                        Персонифицированный учет: электронное взаимодействие и новые сроки хранения

                        С 1 января 2011 г. вступили в силу некоторые изменения в сфере персонифицированного учета пенсионного обеспечения. Они касаются взаимодействия работодателей, граждан и органов Пенсионного фонда.

                        Кадровый документооборот. Номенклатура дел. Сроки хранения бухгалтерских документов

                        Кроме того, мы вносим ясность в вопросы сроков хранения сведений/документов персонифицированного учета, которые отличаются для работодателей и ПФР.

                        В последнее время нормативная база, регламентирующая вопросы ведения персонифицированного учета, модифицируется очень быстро. Судите сами:

                        • 24.07.2009 был принят Федеральный закон N 213-ФЗ <1>, предусматривавший (см. пп. "б" п. 3 ст. 12), что отчетность о 50 и более застрахованных лицах <2> придется сдавать только в электронном виде;
                        • 27.07.2010 был принят Федеральный закон N 227-ФЗ <3>, который расширил возможность использования электронных документов при ведении персонифицированного учета. Изменения, внесенные данным Законом, вступили в силу с 1 января 2011 г.;
                        • Министерство здравоохранения и социального развития РФ Приказом от 14.12.2009 N 987н утвердило новую Инструкцию "О порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах", указав, что она будет применяться "с даты признания утратившим силу Постановления Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования" (п. 2 Приказа). Документ вступил в силу 1 июня 2010 г.;
                        • Постановление Правительства РФ "О признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" от 15.05.2010 N 346 признало утратившим силу Постановление Правительства РФ от 15.03.1997 N 318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования".

                        <1> Федеральный закон "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования". Данный Закон действует в редакции от 27.07.2010 начиная с 02.08.2010, однако интересующий нас п. 3 ст. 12 о предоставлении отчетности в электронном виде действует с 01.01.2011.
                        <2> Это означает, что предпринимателям, у которых работает 50 человек и более, необходимо будет подавать отчетность в электронном виде.
                        <3> Наименование данного Закона: "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

                        Электронная форма представления информации становится обязательной

                        До 1 января 2011 г. сдача сведений о застрахованных лицах в электронной форме осуществлялась на основе соглашения сторон и работодатель имел возможность самостоятельно решить, будет ли он направлять сведения в электронном виде или принесет все данные на бумаге.

                        Фрагмент документа. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318).

                        Федеральный закон от 24.07.2009 N 213-ФЗ установил, что отчетность о 50 и более застрахованных лицах должна сдаваться только в электронном виде. Однако еще до того, как вступила в силу измененная редакция (с 1 января 2011 г.), законодатели ухитрились Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ еще раз уточнить тот же самый абзац ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ. В результате получилось следующее:

                        Фрагмент документа. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Статья 8 "Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений"

                        Текст в предыдущей редакции Закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ

                        Страхователь при представлении сведений на 50 и более работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Форма представления сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.

                        Текст в действующей редакции Закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ

                        Страхователь при представлении сведений на 50 и более у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их по установленным Пенсионным фондом Российской Федерации формам в электронной форме. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 50 работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период. Форма представления сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.

                        При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда РФ направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

                        Как видим, исчезла ссылка на Закон об ЭЦП, зато зафиксировано, что формы предоставления сведений устанавливает Пенсионный фонд. Кроме того, закреплена обязанность самого Пенсионного фонда подтверждать получение сведений электронным документом.

                        Аналогичные изменения произошли и в новой Инструкции "О порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах". Предусмотрено, что предоставление сведений в Пенсионный фонд возможно как в "письменной" (т.е. бумажной), так и в электронной форме (п. 57 Инструкции Минздравсоцразвития).

                        Однако в отношении сдачи данных в электронной форме произошли существенные изменения. В новой Инструкции предусмотрительно уточняется (п. 58), что под электронной формой в данном случае понимается сдача документов "на магнитных носителях или по каналам связи" (традиционный вопрос: оптические диски и флэш-накопители считаются магнитными носителями или как?). Правила представления отчетности будут теперь регулироваться не соглашениями об обмене электронными документами, а нормативными документами Пенсионного фонда.

                        Переход на электронное информирование граждан не за горами

                        Федеральный закон от 27.07.2010 N 227-ФЗ внес и другие изменения, предусматривающие расширение сферы использования электронных документов с 1 января 2011 г. Теперь сведения персонифицированного учета могут сдаваться как страхователем, так и физическим лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, в электронном виде "с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг" (см. ст. ст. 8 и 10).

                        А еще предусмотрено право застрахованного лица получать сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, в форме электронных документов (ст. 14). Само застрахованное лицо также может направить запрос в Пенсионный фонд в электронном виде, а Пенсионный фонд обязан направить ответ на запрос "в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети государственных и муниципальных услуг" (ст. 16).

                        К сведению. Идея о возможности электронной рассылки "писем счастья" в Пенсионном фонде зрела уже давно. Еще в 2008 г. Постановлением Правления ПФР от 03.12.2008 N 344п был утвержден "Временный порядок информирования застрахованных лиц о состоянии их индивидуальных лицевых счетов в электронной форме через кредитные организации", который предусматривал возможность предоставления информации о состоянии счетов в электронном виде через кредитные организации. Были предусмотрены несколько способов информирования: через операциониста, через банкомат либо по системе интернет-банкинга.

                        Этот документ вступил в силу еще 6 февраля 2009 г. Но каких-либо победных реляций о практической реализации такого метода информирования не слышно. Можно предположить, что кредитные организации не оценили инициативу Пенсионного фонда переложить исполнение своих обязанностей на коммерческие структуры.

                        В новой Инструкции установлено (п. 63), что по заявлению застрахованного лица информация может направляться ему непосредственно органами ПФР в электронной форме. При этом юридическая сила указанных сведений должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1 "Об электронной цифровой подписи".

                        В "Плане перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти", утвержденном Распоряжением Правительства РФ от 17.10.2009 N 1555-р, эта услуга также значится. Планируется, что переход на электронное информирование граждан будет завершен к декабрю 2011 г.

                        Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица признан документом

                        Порадовало в Инструкции то, что в определении "индивидуального лицевого счета застрахованного лица" сказано, что это документ, "хранящийся в форме записи на машинных носителях информации". Чуть ли не впервые в российских нормативных документах признано, что запись в базе данных является документом, со всеми вытекающими из этого последствиями!

                        Фрагмент документа. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н)

                        1. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:

                        …г) "индивидуальный лицевой счет застрахованного лица" — документ, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, допускающей обработку с помощью средств вычислительной техники в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации.

                        Сроки хранения сведений/документов персонифицированного учета

                        Требования к обеспечению сохранности документов не изменились — страхователи (работодатели) обязаны хранить документы в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. А они прописаны в ст. 17 Закона о бухучете (срок хранения при этом составляет не менее 5 лет).

                        Фрагмент документа. Пункт 47 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).

                        Фрагмент документа. Пункт 1 ст. 17 "Хранение документов бухгалтерского учета" Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

                        В новой Инструкции, утвержденной в 2009 г., как и в Инструкции 1997 г., предусмотрено, что Пенсионный фонд должен обеспечить сохранение лицевого счета дольше, чем продолжительность жизни застрахованного лица. Тем самым еще раз подтверждена позиция государства о том, что ответственность за обеспечение сохранности сведений персонифицированного учета на протяжении всей трудовой деятельности гражданина оно берет на себя.

                        Фрагмент документа. Пункт 55 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н)

                        Лицевой счет ведется Пенсионным фондом Российской Федерации в течение жизни застрахованного лица. После смерти застрахованного лица лицевой счет застрахованного лица хранится в течение срока, предусмотренного для хранения пенсионных дел.

                        Совершенно логично, что срок хранения лицевого счета установлен такой же, как и для пенсионного дела, однако со сроком хранения самих пенсионных дел все обстоит не так просто. Этот срок был установлен "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) и составляет 5 лет после прекращения выплаты пенсии (ст. 670).

                        Срок хранения других документов, связанных с ведением лицевого счета, значительно увеличен. Кроме того, как старая, так и новая Инструкции содержат дополнительные условия, после выполнения которых допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это равносильно установлению дополнительных условных сроков хранения!

                        Фрагмент документа. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Статья 8 "Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений"

                        1. Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.

                        Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

                        Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

                        Фрагмент документа. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н)

                        1. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей индивидуального (персонифицированного) учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1 "Об электронной цифровой подписи", хранятся в территориальных органах фонда не менее 6 лет с даты назначения трудовой пенсии застрахованному лицу.
                        2. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

                        Как видим, по новой Инструкции Пенсионный фонд обязан теперь хранить документы персонифицированного учета до назначения застрахованному лицу пенсии и еще шесть лет после этого. Кроме того, фонду придется позаботиться о том, чтобы задокументировать факт "ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете", поскольку только после этого он имеет право уничтожить документы.

                        Учитывая, что речь идет не только о документах на бумажных носителях, но и об электронных документах, подписанных ЭЦП, Пенсионному фонду придется придумать и реализовать процедуры, которые позволят обеспечить сохранность электронных документов и возможность перепроверки ЭЦП на протяжении всего срока хранения, который в ряде случаев может превысить 30 — 40 лет.

                        Стоит также отметить, что в ст. 898 "Перечня типовых управленческих архивных документов…" установлены единые сроки хранения для всех документов персонифицированного учета во всех организациях — 5 лет в следующей формулировке:

                        Фрагмент документа. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

                        Если для страхователей (работодателей) данный пункт Перечня приводит верные данные о сроках хранения, то для Пенсионного фонда указанные в Перечне сроки хранения неверны (причем не только в отношении вновь установленных сроков хранения, но и для тех сроков, что были установлены в соответствии с Инструкцией 1997 г.).

                        Н.Храмцовская

                        Ведущий эксперт

                        по управлению документацией

                        компании "ЭОС",

                        член Гильдии управляющих документацией,

                        член ARMA International

                        Новые сроки хранения документов

                          Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г. (далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.

                          Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
                          Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

                        Срок хранения и № статей по перечню

                        Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.
                         

                        Новый перечень состоит из 12 разделов:

                        1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
                        2) документы по планированию и ценообразованию;
                        3) документы по финансированию и кредитованию;
                        4) документы по учету и отчетности;
                        5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
                        6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
                        7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
                        8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
                        9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
                        10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
                        11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
                        12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

                          Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности. Значительно расширен перечень документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе «Охрана труда» особое внимание уделено документам по травматизму, работе с вредными и опасными условиями труда.

                          Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу. Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами. В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:
                        приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
                        аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
                        изменению фамилии;
                        поощрениям, награждениям;
                        оплате труда, премированию, различным выплатам;
                        всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы);
                        дежурства по профилю основной деятельности;
                        длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

                          В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:
                        дисциплинарных взысканий;
                        ежегодных оплачиваемых отпусков;
                        отпусков в связи с обучением;
                        дежурств;
                        краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

                          Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов. По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные — 5 лет, месячные – 1 год. Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст. 352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные. Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст. 150) до 4 лет (ст. 368). Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь — в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст. 380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст. 169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381). Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные — 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст. 391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст. 393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст. 395), сведений о доходах физических лиц (ст. 396) и т. д. следует хранить 5 лет. Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397). В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование. Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401), – постоянно. По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50). Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст. 405), общие программы аудита (ст. 406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

                         Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для:
                        договора дарения (ст. 439) – постоянно;
                        договора ренты (ст. 442) – постоянно;
                        договора лизинга имущества (ст. 449) – постоянно;
                        договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.

                          Как видим, новый Перечень является более подробным и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

                        admin

                        Добавить комментарий

                        Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *